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如何为内政部建立VoIP电话系统

由乔DeBari

设置这些托管网络电话功能可以让你轻松地在办公室和在家工作之间切换。

托管VoIP的一个重要好处是它为企业提供的灵活性。托管的VoIP系统不会把你束缚在一个物理位置上,你可以使用它在同一个电话系统下联合不同的办公室/地点。

当你在设置VoIP电话系统时,考虑一下如何在你和你的员工的家庭办公室使用它。2020年已经表明,在家工作对于在意外危机中继续经营至关重要。

获得你自己的商业电话树模板

无论您为您的业务选择哪种主机VoIP系统,请下载OnSIP的免费的商务电话树模板!本文档帮助您计划如何呼叫您的业务将流动在您的新的VoIP平台。通过事先考虑,您将确定您需要的电话系统功能。用它为你的汽车服务员菜单写一个脚本,列出菜单选项和目的地,组织你的指环组和小组成员,等等。

熟悉您的VoIP管理员Portal

托管的VoIP系统为您提供一个管理门户,你可以用它来创建呼叫功能、购买电话号码、添加用户和管理企业的呼叫路由选项。管理门户让你完全控制你的VoIP服务,甚至当你在家里工作。只要登录就可以在任何时候对特性进行操作、添加和更改,这些更新将立即生效。

OnSIP管理员Portal。
OnSIP的Admin Portal允许您添加用户,创建VoIP电话系统功能,并从您的web浏览器窗口对这些功能进行更改。

添加用户和扩展

将您的所有员工添加到管理员portal中作为VoIP服务的“用户”。你需要输入联系人的姓名、工作邮箱等信息,并为他分配一个独特的扩展名。这样的话,其他员工只要拨这个分机就可以给他打电话了。

趁着Pro提示:在创建扩展时,最好定义并遵循一个有组织的模式。例如,让所有员工的扩展名都是四位数长。最好避免以“911x”、“411x”或类似号码开头的分机号——你可能会让你的员工不小心拨打当地紧急911呼叫中心或信息目录。请参阅我们的知识库文章扩展的最佳实践更多的建议。

为每个用户配置语音信箱

为每个员工设置一个语音信箱,这样如果她无法接听电话,来电者可以留言。您可以直接在管理门户中为每个盒子分配邮箱和安全PIN号码。

趁着Pro提示:启用voicemail-to-email功能,以帮助您的员工保持在他们的消息,而他们在家里工作。该功能自动将新消息发送到员工的电子邮件地址。她可以直接从电子邮件收件箱播放信息,而不必拨打语音信箱。

创建环形组以有效地接听销售和支持电话

振铃组(也称为寻线组)将来电分配给一组员工。在管理门户中为您的销售团队创建一个环形组,然后将每个代表添加到该组中。重复这个过程,为您的客户支持团队和其他部门创建单独的组。当有电话打进小组时,小组成员的电话会响,因此他们仍然可以用家里的办公室电话接听商务电话。Betway体育博客

用一个易于使用的汽车服务员问候您的来电者

一个汽车服务员用预先录制的问候语接听来电,并为来电者提供一个自助菜单选项:“按1表示销售,按2表示支持,按3表示公司时间和方向,”等等。配置一个自动助理菜单(同样在管理门户中完成),调用者将能够引导自己找到他们需要的部门或人员。打电话的人甚至不知道你的员工在家里接电话。

趁着Pro提示:关于如何使你的汽车服务员问候专业和易于导航的提示和建议,请阅读我们的博客文章汽车服务员问候语

一个男人在家里的办公室里打电话。

定义工作时间规则来控制你的电话

输入您的工作时间到您的新的VoIP电话帐户业务小时规则(BHR)特性。一旦BHR启用,它会根据公司的“开放”和“关闭”时间自动将公司的呼入电话发送到不同的目的地。例如,在“开放”时间打来的电话可以发送到你的主要自动服务菜单,而在“关闭”时间打来的电话可以发送到通用语音信箱,或发送到一组稍后值班的待命员工。

购买电话号码或端口您的现有号码

如果你的公司没有电话号码,你可以从新的VoIP提供商那里购买一个。如果您已经为您的企业建立了一个电话号码,您可以将其移植到新的供应商。的本地号码可移植性(LNP)流程可能需要几天到几周的时间,而且可能存在某些不寻常的情况,您的提供商无法将该号码移植到他们的服务中。检查您的特定VoIP提供商,以确认他们可以端口您的电话号码。

趁着Pro提示:OnSIP发布一个本地和免费电话号码的列表(按地区代码排序),供我们的客户购买。一旦购买,该号码将自动分配到您的帐户,并准备立即使用。

下载和使用您的VoIP提供商的软电话和移动应用程序

用您的VoIP提供商的软电话应用程序装备您自己和您的员工。Betway Sports是基于软件的电话,可以在网页浏览器窗口,作为一Betway体育博客个可下载的应用程序,作为一个移动应用程序为你的智能手机。它们可以让你从你的电脑、笔记本电脑或智能手机上打电话、接电话、转接电话等等。

软电话有Betway体育博客一系列内置功能,可以帮助你与远程团队沟通和协作,就像你们都在同一间办公室工作一样。

  • 存在的状态同事名字旁边的图标会告诉你谁有空,谁不在,谁在忙着打电话,只需快速浏览一下你的应用程序仪表盘。
  • 点击呼叫你只需点击一个按钮,就可以在应用程序中呼叫同事。你不需要桌上电话,你甚至不需要知道他们的分机是什么!
  • 文本(内)聊天让你可以在应用程序中与同事进行对话,通过发送和接收他们的消息。

趁着Pro提示:使用OnSIP的web应用程序或桌面应用程序你会发现你不需要在你的家庭办公室的桌上电话。除了以上的协作功能,我们的web/桌面应用程序使您能够添加自定义联系人到您的联系人列表,视频通话的同事,甚至保持小组视频电话会议与同事以及外部电话联系。

OnSIP的桌面和移动软电话应用程序。
使用OnSIP的桌面和移动应用程序与同事和客户沟通。

获得交互式仪表板、强大的监控功能和ACD队列报告

考虑使用ACD队列代替环组。队列还在一组员工之间分配呼叫,但与组不同的是,当所有代表都忙时,队列会让呼叫者排队,而且队列还提供信息监视和报告功能。

趁着Pro提示:趁着充电的增强的队列为您提供一个仪表盘在我们的web和桌面应用程序,您可以:

  • 监控实时呼叫,并闯入他们,以协助呼叫代理和呼叫者
  • 检查显示关键队列统计信息的性能报告
  • 当队列通知(通过电子邮件通知和浏览器弹出)通知你需要立即关注的事件时,采取行动

在Enhanced Queue仪表板中,您还可以看到哪些调用代理已登录/退出,哪些代理当前处于呼叫状态,从而使您可以看到您的代理,即使它们不在您的视线范围内,在家中工作。

OnSIP的增强队列仪表板。

使用托管网络电话扩展您的办公室电话系统到您的家庭办公室!

随着这些托管的VoIP电话系统功能部署在您的企业,您将能够在办公室和在家工作之间切换,而没有错过一个节拍。如果你想了解家庭办公室里其他对你工作有帮助的东西,比如生产力应用程序和硬件(路由器、耳机等),请查看我们的相关博文,在家工作:家庭办公设置的基本工具

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