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企业如何在危机中沟通

由凯文Bartley
⏱3分钟阅读

这里有一些步骤,企业可以采取,以保持办公室通信在自然灾害和风暴期间运行。

极端天气事件可以摧毁各种规模的企业,在这样的时期,企业主与员工和客户沟通是非常重要的。这里有一些如何使你的电话系统适应情况并保持安全的提示。

将情况告知客户


在发生自然灾害的情况下,企业应该做的第一件事就是将情况通知客户。这意味着更新你的网站,在你的社交媒体账户上发帖,改变你的电话录音和语音邮件问候。

上传一条新的通知,或者当来电者拨打你的主电话线时播放的消息,是在风暴期间传达你的业务状态变化的一种快速方式。让你的团队更新他们的个人语音邮件问候也是一个好主意,以反映情况。员工可以拨打语音信箱,用手机记录新信息。这样,跳过电话菜单的来电者将有第二次机会听到消息。

虽然这些录音不需要像其他频道那样频繁更新,但至少你应该提到你目前的运行状态,那里可以在线找到更新,你可能需要比正常情况下更长的时间来回复询问。给出具体的重新开放日期可能不是个好主意,因为很难预测洪水什么时候会消退。最后,感谢客户的耐心和支持。有关恶劣天气的示例脚本,请参见我们的商务语音问候博客

因临时停业而废弃的仓库

让员工在安全、偏远的地方工作

如果你的员工安全撤离,并且能够在一个偏远的地方工作,他们可以利用软电话Betway体育博客呼叫转移功能与同事和客户保持联系。桑迪飓风来袭时,我们的员工就是这样交流的淹没了我们办公楼的内部

软电话Betway体育博客是一种软件手机,允许员工通Betway体育博客过笔记本电脑、个人电脑、平板电脑、智能手机、网络浏览器和其他设备拨打商务电话。一些软电话提供商务Betway体育博客级的功能,如会议、视频通话、电话转接、电话录音和其他功能,可以满足您在风暴期间的通信需求。

软电话允Betway体育博客许员工在任何有互联网连接的地方工作,即使现场电话在洪水中丢失或毁坏。另一个选择,如果WiFi变得参差不齐,是所有电话直接打到员工手机上。Betway体育博客这通常可以通过电话系统的在线管理门户完成。

根据风暴状况,沟通已开启/关闭的办公室

具有多个位置的业务(其中一些位于受影响的洪水区域)可能希望更新呼叫路由规则并重新分发传入的呼叫。这可以通过更改您的营业时间规则,或者将所有到受影响位置的电话重新路由到不同的目的地来实现。这确保了客户仍然能够联系到公司代表解决紧急问题。

在飓风期间仍然开放的办公室可能需要更新他们的记录,以处理来自封闭地点的电话流量。例如,您可以在欢迎信息中添加以下内容:

如果您试图联系我们的休斯敦办事处,我们将尽最大努力帮助您,因为该地点由于飓风哈维而暂时关闭。

搜救人员搜寻被困居民

更新911位置,方便搜索和救援

虽然安全是首要任务,但在临时办公地点使用紧急服务也同样重要。如果您的企业目前处于紧急避难所中,或者它可能需要迁移,那么更新E911位置以反映您的新地址是个好主意。

E911是一种云电话系统功能,使紧急救援人员能够定位在您的电话网络上拨打911的人的地理位置。企业的物理地址通常列示为E911位置。

如果您的业务放弃其正常位置,以烘干机地面,更新您的E911位置尽快。如果再次出现风暴潮,重要的是紧急救援人员要知道业务的当前运行位置,以避免在搜救行动中造成混乱。这也是我们推荐的超级风暴桑迪飓风艾琳

最重要的是:保持安全

对那些受影响的人来说,最明显的首要任务是安全。之后,企业所有者可以登录到他们的电话系统帐户,使用上面提到的一些想法与客户沟通,保持业务运行。

要了解更多关于为未来业务紧急情况做准备的技巧,请阅读我们之前的博客6个简单的步骤来设置业务紧急电话计划

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